PERSONVERNERKLÆRING FOR MADLAADVOKATENE

Sist oppdatert: 26.06.18

Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene tilbyr advokattjenester til privatpersoner, næringsliv og offentlige institusjoner. For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi i kontorfellesskapet madlaadvokatene samler inn, bruker og sørger for sikker oppbevaring av personopplysninger. 


Denne erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra vår hjemmeside www.madlaadvokatene.no (når du besøker vår hjemmeside eller når du fyller ut kontaktskjema vårt), generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger, samt informasjon om dine rettigheter til innsyn, retting, korrigering, sletting eller overføring av dine personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Den ansvarlige advokat på en sak er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles.

Hvordan kontakte oss om denne personvernerklæringen

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller ønsker du å benytte deg av noen av de rettighetene denne personvernerklæringen gir deg, kan du ta kontakt med oss på:
hilde@madlaadvokatene.no eller på tlf.: 5189860, eller gjennom direkte kontakt med din advokat.

Personopplysninger som innhentes/behandles

Hvilken informasjon som innhentes varierer avhengig av sakstype, og vi innhenter kun informasjon som er relevant for den bistand vi skal yte og som på forhånd er avklart med deg som klient. Foruten direkte personalia og kontaktinformasjon vi får fra deg, innhenter vi eksempelvis finansiell informasjon, informasjon fra offentlige registre, helseopplysninger, straffesaksopplysninger, med mer, dersom dette er relevant og nødvendig.

Hvordan informasjon innhentes

Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene innhenter primært inn informasjon direkte fra deg som klient eller via henvendelse til offentlige institusjoner som eksempelvis politi, folkeregister, skatteetaten, fylkesmannen og brønnøysundregistrene. Vi mottar også personopplysninger om klienter, motparter og tredjeparter gjennom korrespondanse som skjer i aktive saker. Vi mottar også personopplysninger slik som navn på kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.

Formålet med informasjonen som behandles

All behandling av personopplysninger skal ha et spesifikt, uttrykkelig angitt formål som er saklig begrunnet i virksomheten, jf. GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b.

Formålet med informasjonen som behandles av madlaadvokatene er:

• Å bekrefte din identitet, etablere klientforholdet og foreta nødvendig klientadministrasjon
• Sakshåndtering og oppfyllelse av oppdragsbekreftelsen vi gir deg ved oppstart av oppdraget
• Overholde gjeldende regelverk, kontakt med domstolsadministrasjon og offentlig myndighet
• Informasjon om motparter og andre tredjeparter
• Fakturering og økonomisk oppgjør i forbindelse med fast eiendom
• Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker)
• Sikkerhet

Konfliktavklaring og Kundekontroll i samsvar med hvitvaskingsloven

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) Denne uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) Generelt sett vil ikke denne konfliktsjekken innebære behandling av personopplysninger.


I tilknytning til etablering av et klientforhold vil vi også foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Vi har etablert interne rutiner for dette. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven jf GDPR art 6 nr 1 bokstav C

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger som foretas av kontorfellesskapet madlaadvokatene

Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene behandler personopplysninger i forbindelse med å oppfylle avtaler med sine privatklienter, og eventuelt andre (se GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Personopplysninger kan også lagres i forbindelse med å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav jfr. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f samt lagre opplysninger som er offentliggjort av den registrerte jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav e.


Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene har også rettslige forpliktelser hvor det vil kunne være nødvendig å behandle personopplysninger, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt c (f. eks: hvitvaskingsloven §§ 4(2) nr. 3, jf. 17 og 18 og). 


I tilfelle hvor det ikke foreligger grunnlag for behandling som nevnt, vil grunnlag for behandling av personopplysninger basere seg på at behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigete interesser som forfølges av en advokat i kontorfellesskapet madlaadvokatene, dersom ikke de grunnleggende rettighetene til de registrerte går foran, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt f). Se mer om dette nedenfor under rettigheter.


Dersom det ikke foreligger andre grunnlag, eller det er usikkert om andre grunnlag er tilstrekkelig dekkende for behandlingen, vil behandlingen være basert på samtykke fra de registrerte, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt a).

Saksbehandling og arkiv

Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene bruker godkjente arkiv- og saksbehandlersystem. Advokatene i kontorfellesskapet har det daglige ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og har utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av dette. Den ansvarlige advokat på hver sak følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med saksbehandlingsrutinene.


Madlaadvokatene behandler personopplysninger for å ivareta kundens/klientens interesser i forbindelse med utøvelse av advokatvirksomhet. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen.


Saksdokumentene kan også inneholde sensitive personopplysninger slik som helseopplysninger eller straffedommer. For svært beskyttelsesverdig informasjon har vi etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner.

Samarbeid med leverandør av saksbehandlersystem (Advisor) og IT support leverandør (Dataplan) er regulert av egne databehandleravtaler. Leverandørene kan bare benytte personopplysningene for de formål vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Databehandler utleverer ikke opplysninger til tredjeparter uten lovhjemmel. Opplysningene overføres ikke til tredjestater.

E-post og telefon

Madlaadvokatene benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta kundenes interesser. Den ansvarlige advokat på hver sak har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling noteres og lagres som en del av saksbehandling. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se avsnittet «saksbehandling og arkiv»).

Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte advokat er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i digitale saksmapper tilhørende den enkelte sak, og ellers slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Utlevering av personopplysninger

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Personopplysninger utlevert etter samtykke fra klient utleveres typisk til motparter, domstoler og offentlige organer. Advokater er imidlertid underlagt en sterk taushetsplikt, som kun kan oppheves ved samtykke fra den som har krav på hemmeligholdet. Personopplysninger gitt til din advokat vil dermed ikke utleveres til andre uten samtykke fra deg som klient.

Sikkerhet

Våre interne og eksterne dataløsninger er gjenstand for adekvate sikkerhetstiltak for å unngå elektroniske angrep. Vi gjennomfører jevnlig begrensende tiltak ved å slette overflødig informasjon.

Hvor lenge personopplysningene lagres

Regnskapsmaterialet som nevnt i bokføringsloven § 13 skal oppbevares i 5 år, eller 3 år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, avhengig av hva slags regnskapsmateriale det dreier seg om. 


Kopier av dokumenter som er benyttet til kundekontroll oppbevares i fem år. Se nærmere i hvitvaskingsloven § 22.
Personopplysningene slettes når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem. Personopplysninger kan likevel oppbevares i vårt fjernarkiv i opptil 10 år (med bakgrunn i foreldelsesloven § 10) for å kunne dokumentere hvordan saken er håndtert dersom det skulle oppstå en tvist med eller mot advokaten. Vi har etablert rutiner for dette for å ivareta klients behov for sletting av personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i hos madlaadvokatene (personopplysningslovens § 18, 1. ledd og GDPR artikkel 13 og 14.) Advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.


Krav fra den registrerte (deg)vil vi besvare kostnadsfritt og senest innen 30 dager.


Retten til innsyn
Dersom du er registrert i en av advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene sine systemer, har du rett på innsyn i egne opplysninger, med unntak av opplysninger som rammes av personopplysningsloven § 13 og opplysninger som advokaten er betrodd eller blitt kjent med i sitt virke jf. straffeloven § 111 og Advokatforskriftens kap. 12.


Unntak for innsyn gjelder også dersom «det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger». I slike tilfeller følger eventuelle rettigheter isteden reglene i straffeprosessloven.

For å sikre at personopplysningene utleveres til rett person, vil vi stille krav om at henvendelse om at kravet om innsyn skjer skriftlig eller at identiteten verifiseres på annen måte. 


Rett til å trekke tilbake samtykke
Dersom vi bygger vår rett til å innhente og oppbevare personopplysninger på et samtykke fra deg, kan du når som helst trekke samtykke ditt.


Retten til korrigering
Du har rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger som advokatene i kontorfellesskapet madlaadvokatene har registrert om deg blir korrigert jf. GDPR artikkel 16.


Retten til sletting
Personopplysningene slettes når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem. 


Retten til sletting gjelder kun dersom ikke advokaten fortsatt har behov for opplysningene til det formålet de behandles for, eller dersom advokaten fortsatt trenger personopplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav jf. GDPR art. 17 nr. 3. 


Advokatens plikt eller behov for å oppbevare personopplysningene kan dermed gå foran ditt ønske om å få opplysningene slettet. Vi har etablert rutiner med klare kriterier for når advokatens plikt eller behov for oppbevaring går foran ditt ønske om sletting. 


Du har også rett til å få personopplysninger om deg slettet når opplysningene som behandles er basert på et samtykke og samtykket trekkes tilbake, med mindre advokaten fortsatt har behov for opplysningene, typisk fordi opplysningene fortsatt er nødvendige for å oppfylle en avtale med deg som klient, for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn din personverninteresse.


Rett til overføring
Du har rett til å be oss om å overføre de personopplysninger du har gitt til oss tilbake til deg eller til en tredjepart i et maskinlesbart format.

Klagerett

Dersom du mener at en advokat i kontorfellesskapet madlaadvokatene ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven og GDPR, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Personopplysninger som samles in via madlaadvokatenes nettside

Madlaadvokatene behandler personopplysninger som oppgis gjennom bruk av vårt kontaktskjema på www.madlaadvokatene.no Opplysningene benyttes ikke til noe annet formål enn å følge opp din henvendelse, og vi utleverer heller ikke opplysningene til andre, uten ditt særskilte samtykke.

Bruk av informasjonskapsler og andre måleverktøy på madlaadvokatenes nettside

Vi bruker informasjonskapsler(cookies) for å gjøre det lettere å bruke våre websider. Vi kan bruke denne informasjonen for å personalisere visse deler av innholdet. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som sendes fra vår webserver og lagres av din nettleser. Informasjonen som lagres kan være opplysninger om hvordan våre brukere har surfet på og anvendt våre nettsider, og om hvilken nettleser de har brukt.
Vi anvender statistikk om brukere og trafikk/trafikkleverandører i aggregert form. Statistikken inneholder aldri noen form for personlig informasjon, alt er anonymt. IP-adresser lagres ikke i vår database der vi lagrer atferd på nettstedet, derfor kan informasjon om deg som bruker aldri kobles sammen med din identitet. Din IP-adresse lagres av sikkerhetsmessige årsaker bare i de tilfeller du selv aktivt registrerer deg på nettstedet.

Formål:

Utvikle og forbedre nettstedet gjennom å forstå hvordan det anvendes.
Beregne og rapportere brukerantall og trafikk.
Gjøre det lettere for deg å navigere på nettstedet.
Gjøre det mulig for systemet å kjenne igjen faste brukere for å kunne tilpasse tjenestene.
Iblant anvender vi tredjepartsinformasjonskapsler fra andre firma for å gjøre markedsundersøkelser og trafikkmålinger, og for å forbedre funksjonaliteten på nettstedet.


Slik forhindrer du at informasjonskapsler lagres

Hvis du ikke ønsker å bli sporet av Google Analytics kan dette deaktiveres på adressen: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Mer informasjon om hvordan du kan unngå informasjonskapsler kan du lese på www.allaboutcookies.org

Til hovedsiden